Päivitetty 12.1.2024
Tämä Tietosuojaseloste (jäljempänä ”Seloste”) kertoo, miten Loimu ry jäsenrekisterissään kerää, käsittelee ja luovuttaa henkilötietoja jäsensuhteen hoitamisen ja jäsenpalvelujen tarjoamisen yhteydessä.
Noudatamme henkilötietojen käsittelyssä ja rekisterin käytössä kulloinkin voimassa olevaa lainsäädäntöä, kuten esimerkiksi Euroopan parlamentin ja neuvoston yleistä tietosuoja-asetusta 2016/679.
Rekisterinpitäjä
Luonnon-, ympäristö- ja metsätieteilijöiden liitto Loimu ry
Mikonkatu 8 A 8 krs
00100 Helsinki
Puhelin (09) 6226 6850
loimu (at) loimu.fi
Y-tunnus 0202153-4
Tietosuojavastaava:
Aaro Riitakorpi
Mikonkatu 8 A 8 krs
00100 Helsinki
tietosuojavastaava (at) loimu.fi
Rekisterin nimi
Luonnon-, ympäristö- ja metsätieteilijöiden liitto Loimu ry:n jäsenrekisteri.
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Henkilötiedot kerätään ja käsitellään jäsenyyden perustamiseksi, jäsenmaksun kantamiseksi ja yhdistyksen tarkoituksen toteuttamiseksi. Henkilötietojen käsittely perustuu liiton ja jäsenen jäsensuhteeseen (sopimussuhde, lakisääteinen velvoite ylläpitää jäsenrekisteriä). Ilman henkilötietoja jäsenyyden perustaminen ei onnistu. Henkilötietoja käsitellään myös oikeutettuun etuun liittyen tarjotakseen tietoa ja markkinoidakseen palveluita ja kehittääkseen tietoturvaa sekä raportointia. Näiden lisäksi käsittelyä voidaan tehdä suostumuksen perusteella esimerkiksi liittyen yhteistyökumppaneiden kautta saataviin jäsenetuuksiin.
Henkilötietoja käsitellään ensisijaisesti jäsensuhteen hoitamisen, edunvalvonnan ja jäsenpalvelujen toteuttamisen vuoksi. Lisäksi jäsenille viestitään ajankohtaisista asioista, jäsenpalveluista ja – eduista, tilastoidaan jäsenistön työmarkkinoille sijoittumiseen liittyviä tietoja sekä lähetetään
kyselyjä edunvalvonnan toteuttamiseksi. Lisäksi kerättyä tietoa käytetään liiton oman toiminnan ja palveluiden seuraamiseen ja kehittämiseen. Lisäksi jäsenten rekisteriin antamien tietojen pohjalta tehdään tarvittavia ryhmittelyjä viestinnän ja jäsenpalveluiden kehittämiseksi.
Rekisterin tietosisältö
Jäsenrekisterissä on
- Perustiedot: nimi, henkilötunnus, osoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero, edellinen fuusioliitto, jäsenlaji, jäsenkalenterin tilaaminen, työttömyyskassan jäsenyys, jäsenviestinnän kiellot, aikaisempi jaostojäsenyys, työnantaja, työnantajan postiosoite, toimi, työpuhelin, entinen työnantaja, kiinnostus mentorina toimimiseen, kurssinumero
- Koulutus: tutkinto, pääaine, oppilaitos, valmistumispäivä
- Jäsenmaksu: maksut, maksutapahtuma, -tapa, -peruste, työnantajaperintä
- Järjestötoiminta: luottamustoimi, alayhdistysjäsenyys, ansiomerkki/stipendi
- Edunvalvonta ja neuvonta: jäsenyhteydenoton päivämäärä, aihepiiri, yhteydenottotyyppi, kuvaus ja vastaaja
- Urapalvelut ja koulutukset: koulutuksiin osallistumiset
Henkilötietojen kerääminen ja säännönmukaiset tietolähteet
Henkilötietoja voidaan kerätä eri tavoin. Jäsenrekisteriin tallennetaan jäsenen itsensä liittymislomakkeella ilmoittamat tiedot. Tietoja saadaan myös väestörekisteristä, Erityiskoulutettujen työttömyyskassa Erkolta ja jäsenyhdistyksiltä. Henkilötietoja voidaan kerätä, tallettaa ja päivittää myös osoite- tai muuta vastaavaa palvelua tarjoavan rekisteripitäjän rekistereistä.
Säännönmukaiset tietojen luovutukset
Henkilötietoja voidaan luovuttaa kolmansille osapuolille:
- lain sallimassa ja vaatimassa laajuudessa, kuten jäsenmaksutietojen toimittaminen veroviranomaiselle vuosittain verotusta varten
- neuvottelujärjestöille (JUKO ja YTN) sekä neuvottelujärjestöjen luottamusmiehille ja -valtuutetuille edunvalvontatarkoituksessa
- Erityiskoulutettujen työttömyyskassa Erkolle jäsenen työttömyysturvan toteuttamista varten Erkon jäsenten osalta
- Keskinäinen Vakuutusyhtiö Turvalle jäsenetuna ryhmävakuutusten tarkoittaman turvan toteuttamista varten ja vakuutusyhtiö If:lle olemassa olevan vakuutuskannan hoitoon
- Danske Bankille jäsenetuina tarjottavien tuotteiden käyttämistä varten
- yhteistyökumppaneiden käsitellessä Loimu ry:n toimeksiannosta henkilötietoja jäsenpalveluiden ja -etujen toteuttamiseksi. Kehätieto Oy toimittaa jäsentietojärjestelmän ja heillä on pääsy järjestelmään järjestelmän ylläpitämiseksi. Henkilötietoja luovutetaan Suomen järjestömarkkinointi Oy:lle ja Gainer Oy:lle jäsenille suunnattujen ja puhelimitse tapahtuvien yhteydenottojen osalta ja Liana Technologies Oy:lle jäsenuutiskirjeiden osalta
- TJS Opintokeskukselle mahdollisten koulutustukihakemuksen käsittelyyn
- liiton omille jäsenyhdistyksille heidän jäsentensä osalta
- Tutkimusyrityksille ja muille tietoturvallisuuden kriteerit täyttäville Loimun selvityksiä ja tutkimuksia toteuttaville tahoille tiedonkeruuta varten.
- jäsenen Pohjoismaisen vierasjäsensopimuksen toteuttamiseksi seuraaville sisarjärjestöille: Ruotsin Naturvetareförbundet, Tanskan Dansk Magisterforening, Islannin Félags íslenskra náttúrufræðinga ja Norjan Naturviterforbundet
- kun luovuttaminen on välttämätöntä oikeuksien toteuttamiseksi, turvallisuuden suojelemiseksi, väärinkäytösten tutkimiseksi tai viranomaisen pyyntöön vastaamiseksi.
Tietojen luovutus EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle
Henkilötietoja voidaan siirtää EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle silloin, kun toimeksiantoa hoitava yhteistyökumppani on sijoittautunut näiden alueiden ulkopuolelle tai käyttää oman toimintansa toteuttamiseen palveluntarjoajaa, joka on sijoittunut näiden alueiden ulkopuolelle. Näissä tapauksissa Loimu ry huolehtii asianmukaisista suojatoimista rekisteröityjen oikeuksien ja vapauksien varmistamiseksi sovellettavan tietosuojalainsäädännön, kuten EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (679/2016), mukaisesti.
Evästeet
Käytämme evästeitä ja muita samankaltaisia teknologioita verkkosivuillamme. Evästeet ovat pieniä tekstitiedostoja, joita on sijoitettu laitteeseesi hyödyllisen tiedon keräämistä ja muistamista varten, verkkosivumme toiminnallisuuden ja käytettävyyden parantamiseksi. Voimme käyttää evästeitä ja muita samankaltaisia teknologioita myös tilastollisiin tarkoituksiin kuten koostaaksemme tilastoja verkkosivun käytöstä ymmärtääksemme kuinka käyttäjät käyttävät verkkosivua ja parantaaksemme käyttäjäkokemusta.
Voit estää evästeiden asettamisen, rajoittaa evästeiden käyttöä tai poistaa evästeet selaimeltasi. Koska evästeet mahdollistavat verkkosivumme toiminnan, evästeiden käytön rajoittaminen saattaa vaikuttaa verkkosivun käytettävyyteen.
Henkilötietojen suojaaminen
Henkilötiedot on suojattu mm. ulkopuoliselta käytöltä ja luvattomalta tai vahingossa tapahtuvalta hävittämiseltä. Henkilötiedot on tallennettu ja suojattu yhdistyksen jäsenrekisterijärjestelmään, johon on pääsy vain järjestelmään käyttäjiksi rekisteröidyillä liiton työntekijöillä ja vastaavasti tietojärjestelmän toimittajan edustajalla ylläpitotehtävissä. Järjestelmä on suojattu riskien mukaisin teknisin ja organisatorisin keinoin. Tietojärjestelmän on toimittanut Kehätieto Oy.
Henkilötietojen käsittelyyn osallistuvat ovat sitoutuneet salassapitoon. Järjestelmää käyttävillä on käytössään henkilökohtaiset tunnukset ja salasanat ja käyttövaltuudet on myönnetty työtehtävien mukaisesti.
Verkkosivujen liittymislomakkeet ja jäsensivujen internetyhteys ovat suojattuja (https). Yhdistyksen ulkopuolelle lähetettävät henkilötiedot salataan. Rekisteriä käyttävät henkilöt solmivat Loimu ry:n kanssa Käsittelijän salassapito- ja käyttäjäsitoumuksen.
Kirjallisessa muodossa oleva jäsenrekisterin aineisto säilytetään suljetussa tilassa. Aineistoon on käyttöoikeus vain liiton palveluksessa olevilla työntekijöillä.
Henkilötietojen säilyttäminen
Henkilötietoja säilytetään vain niin kauan, kuin se on tarpeellista käyttötarkoituksen toteuttamiseksi. Muu kuin pysyvästi säilytettävä osa jäsenrekisteriin liittyvästä aineistosta hävitetään valvotusti liiton arkisto-ohjesäännön mukaisen säilytysajan jälkeen, viiden vuoden kuluttua jäsenyyden päättymisestä. Vuosittain otettavat jäsenluettelot säilytetään pysyvästi.
Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat rekisteritiedot ja saada niistä pyydettäessä kopiot. Jäsen voi pyytää henkilötietojen oikaisemista, päivittämistä tai poistamista. Osaa henkilötiedoista ei kuitenkaan voida poistaa Loimu ry:n jäsenrekisterin välttämättömien käyttötarkoituksien toteuttamiseksi tai lainsäädännön vaatimien säilytysvelvollisuuksien vuoksi.
Jäsen voi kirjautua henkilökohtaisella käyttäjätunnuksella ja salasanalla Loimu ry:n www.loimu.fi -verkkosivujen jäsensivuille sekä tarkistaa ja päivittää omat perus-, koulutus-, jäsenmaksu- ja luottamustehtävätietonsa.
Jäsenellä on oikeus vastustaa tai rajoittaa henkilötietojen käsittelyä sovellettavan lain edellyttämässä laajuudessa.
Jäsenen suostumuksella käsiteltyjen henkilötietojen osalta on milloin tahansa mahdollista peruuttaa annettu suostumus. Tietoja ei sen jälkeen käsitellä, mikäli käsittelyyn ei ole olemassa muuta oikeusperustetta. Jäsenellä on oikeus ottaa yhteyttä tietosuojavaltuutettuun henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä asioissa. Tietosuojavaltuutetun yhteystiedot löytyvät verkkosivulta http://www.tietosuoja.fi/fi/
Tiedon korjaaminen ja yhteydenotot
Rekisterinpitäjä korjaa tai poistaa ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti havaitsemansa rekisterissä olevan käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen henkilötiedon
Jäsen voi itse korjata ja/tai muuttaa omia perustietojaan käyttäjätunnuksella ja salasanalla Loimu ry:n www-sivujen jäsensivuilla.
Oikeuksiansa jäsen voi toteuttaa jäsensivujen kautta tai jos jäsensivujen kautta asia ei onnistu tai viestiä ei pysty lähettämään, niin tarpeen vaatiessa olemalla yhteydessä tietosuojavastaava (at) loimu.fi
Tietosuojaselosteen muuttaminen
Loimu ry pidättää oikeuden muuttaa tätä Tietosuojaselostetta. Viimeisin versio on aina saatavilla Loimu ry:n verkkosivuilla www.loimu.fi.
Tietosuojavastaava
Loimu ry:n on nimennyt tietosuoja-asioista vastaavan henkilön valvomaan tietosuoja-asetuksen noudattamista henkilötietojen käsittelyssä, toimimaan tietosuojalainsäädännön asiantuntijana ja toimimaan rekisterinpitäjän sekä henkilötiedon käsittelijöiden tukena. Tehtävä voidaan tarvittaessa ulkoistaa organisaation ulkopuoliselle palveluntarjoajalle. Yhteystiedot löytyvät selosteen ylälaidasta.