Tämä tietosuojaseloste (jäljempänä ”Seloste”) määrittelee, miten Loimun valtuustovaaleihin (jäljempänä ”Vaalit”) liittyviä henkilötietoja käsitellään.
Noudatamme henkilötietojen käsittelyssä kulloinkin voimassa olevaa lainsäädäntöä, kuten esimerkiksi Euroopan parlamentin ja neuvoston yleistä tietosuoja-asetusta 2016/679.
Rekisterinpitäjä
Luonnon-, ympäristö- ja metsätieteilijöiden liitto Loimu ry
Mikonkatu 8 A 8 krs
00100 Helsinki
Puhelin (09) 6226 6850
loimu (at) loimu.fi
Y-tunnus 0202153-4
Tietosuojavastaava:
Aaro Riitakorpi
Mikonkatu 8 A 8 krs
00100 Helsinki
tietosuojavastaava (at) loimu.fi
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on Luonnon-, ympäristö- ja metsätieteilijöiden liitto Loimun valtuustovaalien järjestäminen liiton sääntöjen ja vaalijärjestyksen mukaisesti.
Henkilötietojen käsittely perustuu liiton ja jäsenen jäsensuhteeseen (sopimussuhde, lakisääteinen velvoite ylläpitää jäsenrekisteriä). Vaalissa äänioikeutettuja ovat viimeistään 31.7.2024 varsinaisiksi, eläkeläis- tai opiskelijajäseniksi liittyneet liiton jäsenet. Äänioikeutettujen jäsenten henkilötietoja käytetään jäsenen äänioikeuden varmistamiseen ja tunnistamiseen äänestyksessä sekä jäsenille viestimiseen. Äänestäjää ja annettua ääntä ei ole mahdollista yhdistää toisiinsa.
Vaalikelpoisia ehdokkaiksi ovat vaalia 31.7.2024 mennessä varsinaisiksi tai opiskelijajäseniksi liittyneet liiton jäsenet, jotka on asetettu ehdokkaaksi tämän vaalijärjestyksen mukaisesti.
Ehdokkaiden henkilötietoja käsitellään:
- ehdokaskelpoisuuden varmistamiseen, ehdokkaille viestimiseen sekä vaaleihin liittyvään jäsenviestintään Loimun toimiston toimesta,
- ehdokasasetteluun lomakkeilla valitsijayhdistyksen ja/tai vaaliliiton vaaliasiamiehen ja Loimun toimiston toimesta Surveypalissa,
- vaalikoneessa Loimun ja Webscale Oy:n toimesta ja
- verkkosivuilla Hion Digital Oy:n toimesta.
Ehdokkaat antavat suostumuksensa ehdokkuuteen vaaliasiamiehelle kirjallisesti tai suullisesti. Ehdokkaat hyväksyvät seuraavien tietojensa julkaisun vaalikoneessa, Loimun ehdokasluettelossa ja muussa vaaliviestinnässä asettuessaan ehdokkaiksi:
- vaaliliitto/valitsijayhdistys
- vaalilautakunnan antama ehdokasnumero
- etu- ja sukunimi.
Lisäksi halutessaan ehdokkaat voivat täydentää muita tietoja vaalikoneeseen itse:
- työpaikka
- tehtävänimike
- kunta
- koulutus
- esittely
- vaalilupaus.
Ehdokkaat sekä vaaliliittojen ja valitsijayhdistysten perustajat antavat Loimun toimiston käyttöön puhelinnumeronsa ja sähköpostinsa, jotta heille voidaan lähettää ehdokkuuteen ja vaaleihin liittyvää tietoa.
Vaalituloksesta julkaistaan vaalijärjestyksen mukaisesti liiton verkkosivuilla kaikkien valittujen valtuuston jäsenten ja varajäsenten nimet sekä erikseen kaikkien ehdokkaiden nimet ja äänimäärät, vaaliliittojen ja valitsijayhdistysten äänimäärät ja vertailuluvut.
Rekisterin tietosisältö
Rekisterissä käsitellään seuraavia henkilötietoja:
- vaaliliitto/valitsijayhdistys
- vaalilautakunnan antama ehdokasnumero
- etunimi
- sukunimi
- sähköposti.
Valittujen ehdokkaiden nimet päivitetään valtuustokauden ajaksi Loimun verkkosivuilla: https://www.loimu.fi/mika-on-loimu/organisaatio/valtuusto/
Henkilötietojen kerääminen ja säännönmukaiset tietolähteet
Henkilötietoja kerätään:
- jäseneltä itseltään,
- vaaliliittojen ja valitsijayhdistysten perustajien välityksellä jäsenen itse antamien tietojen pohjalta ja
- Loimun jäsenrekisteristä.
Säännönmukaiset tietojen luovutukset
Henkilötietoja voidaan siirtää yhteistyökumppanille vaalien järjestämiseen liittyvien toimenpiteiden ja palveluiden toteuttamiseksi. Henkilötietoja siirretään seuraaville tahoille:
- Webscale Oy (vaalikoneen toimittamiseksi)
- Surveypal Oy (ehdokastietojen keräämiseksi)
- Punamusta Oy (Loimu lehden taitto ja painatus)
- Hion Digital Oy (verkkosivut).
Tietojen luovutus EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle
Henkilötietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
Henkilötietojen suojaaminen
Henkilötiedot on suojattu mm. ulkopuoliselta käytöltä ja luvattomalta tai vahingossa tapahtuvalta hävittämiseltä. Henkilötiedot on tallennettu ja suojattu yhdistyksen tietojärjestelmään, johon on pääsy vain järjestelmään käyttäjiksi rekisteröidyillä liiton työntekijöillä ja vastaavasti tietojärjestelmän toimittajan edustajalla ylläpitotehtävissä. Järjestelmä on suojattu riskien mukaisin teknisin ja organisatorisin keinoin.
Henkilötietojen käsittelyyn osallistuvat ovat sitoutuneet salassapitoon. Järjestelmää käyttävillä on käytössään henkilökohtaiset tunnukset ja salasanat ja käyttövaltuudet on myönnetty työtehtävien mukaisesti.
Henkilötietojen säilyttäminen
Henkilötietoja säilytetään vain niin kauan, kuin se on tarpeellista käyttötarkoituksen toteuttamiseksi, vähintään 31.12.2028.
Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat rekisteritiedot ja saada niistä pyydettäessä kopiot. Jäsen voi pyytää henkilötietojen oikaisemista, päivittämistä tai poistamista. Osaa henkilötiedoista ei kuitenkaan voida poistaa Loimu ry:n jäsenrekisterin välttämättömien käyttötarkoituksien toteuttamiseksi tai lainsäädännön vaatimien säilytysvelvollisuuksien vuoksi.
Jäsenet voivat kirjautua henkilökohtaisella käyttäjätunnuksella ja salasanalla Loimu ry:n www.loimu.fi -verkkosivujen OmaLoimuun sekä tarkistaa ja päivittää omat perus-, koulutus-, jäsenmaksu- ja luottamustehtävätietonsa.
Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa tai rajoittaa henkilötietojen käsittelyä sovellettavan lain edellyttämässä laajuudessa.
Jäsenen suostumuksella käsiteltyjen henkilötietojen osalta on milloin tahansa mahdollista peruuttaa annettu suostumus. Tietoja ei sen jälkeen käsitellä, mikäli käsittelyyn ei ole olemassa muuta oikeusperustetta. Jäsenellä on oikeus ottaa yhteyttä tietosuojavaltuutettuun henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä asioissa. Tietosuojavaltuutetun yhteystiedot löytyvät verkkosivulta http://www.tietosuoja.fi/fi/
Tietosuojaselosteen muuttaminen
Loimu ry pidättää oikeuden muuttaa tätä Selostetta. Viimeisin versio on aina saatavilla Loimu ry:n verkkosivuilla www.loimu.fi.
Tietosuojavastaava
Loimu ry:n on nimennyt tietosuoja-asioista vastaavan henkilön valvomaan tietosuoja-asetuksen noudattamista henkilötietojen käsittelyssä, toimimaan tietosuojalainsäädännön asiantuntijana ja toimimaan rekisterinpitäjän sekä henkilötiedon käsittelijöiden tukena. Tehtävä voidaan tarvittaessa ulkoistaa organisaation ulkopuoliselle palveluntarjoajalle. Yhteystiedot löytyvät Selosteen ylälaidasta.