Arkistointi

Sähköinen arkistointi

Sähköiseen arkistointiin yhdistys voi käyttää erilaisia pilvipalveluita, joista maksuttomia ovat mm. Google Drive ja Dropbox. Google Driven saa käyttöönsä, kun avaa yhdistykselle Gmail-sähköpostin, jolloin yhdistys saa automaattisesti käyttöönsä myös sähköistä arkistointitilaa Google Drivessa.

Tietoturvan vuoksi Google tunnistaa, kun tilille kirjaudutaan uudelta laitteelta. Eli jos useampi yhdistyksen hallituksen jäsen käyttää tiliä omilta laitteiltaan tai jos yksi käyttäjä käyttää tiliä useilta eri laitteilta, niin tilin avaamisesta tulee turvallisuusvaroitus tiliasetuksissa määriteltyyn osoitteeseen. Tili kuitenkin toimii normaalisti varoituksista huolimatta. Varoituksia on kuitenkin hyvä pitää silmällä ja huolehtia siitä, että käyttö näyttää normaalilta ja täsmää todellisiin yhdistyksen luottamushenkilöiden tekemiin kirjautumisiin

Kaksivaiheinen kirjautuminen

Mikäli pilvipalveluissa, kuten Google Drive tai Microsoftin pilvipalvelut, säilytetään jäsentietoja, kannattaa palveluun ottaa käyttöön kaksivaiheinen kirjautuminen. Kaksivaiheinen kirjautuminen tarkoittaa sitä, että koneella kirjautumisen yhteydessä palvelu lähettää tiettyyn puhelinnumeroon tekstiviestillä palveluun vaadittavan salasanan. Kaksivaiheinen tunnistaminen toimii parhaiten, kun tiliä käyttää vain yksi henkilö ja palvelussa on hänen puhelinnumeronsa tunnistamiskeinona.

Lopullinen arkistointi toimihenkilöarkistossa

Toimihenkilöarkisto ottaa vastaan ja säilyttää toimihenkilöammattijärjestöjen pysyvästi säilytettävää arkistomateriaalia ja luottamus- ja toimihenkilöiden arkistoaineistoa. Yli kaksikymmentä vuotta vanhan aineiston säilytys on maksutonta. Muusta arkistomateriaalista peritään hinnaston mukainen maksu.
Lisätietoa Toimihenkilöarkiston sivuilla

Koulutusta arkistointiin
Koulutusta arkistoinnissa järjestää TJS Opintokeskus. Tutustu koulutuksiin TJS:n sivuilla.