Miten yhdistyksen jäsenyys päivittyy Loimun jäsenrekisteriin?
Kun jäsen liittyy tai eroaa OmaLoimun kautta
Loimun jäsenten on mahdollista hallinnoida omia jäsenyhdistysten jäsenyyksiään OmaLoimussa, jossa hän näkee, mihin jäsenyhdistyksiin hän kuuluu tai hänellä on mahdollisuus ilmoittaa halustaan liittyä tai erota yhdistyksestä.
Kun jäsen tekee muutoksia omaan yhdistysjäsenyyteensä, näkyy muutos hyväksyttävänä Yhdistykselle-osiossa yhdistyksen hallituksen jäsenille heidän kirjautuessaan OmaLoimuun. Yhdistykselle-osio OmaLoimussa on asetettu näkyväksi yhdistyksen puheenjohtajalle, varapuheenjohtajalle, sihteerille, taloudenhoitajalle, tiedottajalle ja jäsenrekisterin hoitajalle, mikäli he ovat Loimun jäseniä.
Päätöksen jäsenten hyväksymisestä tai erottamisesta tekee aina yhdistyksen hallitus. Suosittelemme, että yhdistyksen hallitus tarkistaa aina ennen hallituksen kokousta OmaLoimusta, onko hallituksen kokoukselle päätettäviä jäsenten liittymiseen ja eroamiseen liittyviä asioita.
Yhdistys voi hakea OmaLoimusta liittyvät ja eroavat jäsenet haluamastaan ajankohdasta alkaen. Liittymispäiväksi tulee jäsenen ilmoittama liittymispäivä. Jos yhdistyksellä on tarvetta muuttaa liittymispäivä esimerkiksi sille päivälle, jona hallitus on hyväksynyt jäsenen, tulee muutos ilmoittaa Loimuun Eila Ruonalalle, joka korjaa päivämäärän rekisteriin. Eropäiväksi merkitään automaattisesti sen päivä, jolloin yhdistyksen edustaja käy OmaLoimussa käsittelemässä eron.
Yhdistyksen tulee kummassakin tapauksessa itse ilmoittaa jäsenelle, että ero tai liittyminen on hyväksytty.
Kun yhdistykseenne hyväksytään uusi jäsen
Kun yhdistyksen hallitus on hyväksynyt uuden jäsenen, on hänelle hyvä lähettää Tervetuloa jäseneksi -viesti, jossa kerrotaan, miten jäsen voi osallistua yhdistyksen toimintaan, mitä tapahtumia on tulossa sekä miten jäsen halutessaan tavoittaa jäsenyhdistyksen hallituksen.
Uudet jäsenet ovat usein innokkaita osallistumaan toimintaan, joten jäsenelle kannattaa kertoa, miten toimintaan pääsee mukaan ja mistä jäsen voi seurata yhdistyksen viestintää ja tapahtumia. Uusilta jäsenistä voi saada myös yhdistyksen hallituksen toimintaan uusia näkemyksiä.
Kun yhdistykseenne saapuu jäsenhakemus, jota ette voi hyväksyä
Päätöksen jäsenten hyväksymisestä tekee aina yhdistyksen hallitus, joten jos saatte Loimun kautta jäsenhakemuksen, jota ette voi hyväksyä, on siitä hyvä ilmoittaa suoraan hakijalle.
Mikäli tarvitsette apua yhdistyksenne jäsenrekisterissä olevien tietojen korjaamiseen ja jäsenen poistamiseen yhdistyksenne tiedoista, olkaa yhteydessä Loimuun Eila Ruonalaan (eila.ruonala (at) loimu.fi). Yhdistyksillä ei ole muokkausoikeuksia jäsenen tietoihin.
Kun jäsen ilmoittaa suoraan jäsenyhdistykselle halustaan liittyä tai erota yhdistyksestä
Kun yhdistykseen liittyy uusia jäseniä tai joku jäsenistä haluaa erota ilmoittamalla siitä suoraan yhdistykseen, tulee heidän tietonsa ilmoittaa Loimuun Eila Ruonalalle. Eila lisää tai poistaa yhdistysjäsenyyden Loimun jäsenrekisterissä. Jotta henkilö on varmuudella tunnistettavissa, on jäseneltä kysyttävä sellaiset tiedot, joiden perusteella henkilö on tunnistettavissa, esim. nimi, syntymäaika ja Loimun jäsennumero.
Mikäli yhdistykseen liittyy henkilöitä, jotka eivät ole Loimun jäseniä, on yhdistyksen pidettävä näiden henkilöiden osalta omaa jäsenrekisteriä.
Kun jäsen eroaa Loimusta, jäsenen tiedot eivät enää näy yhdistykselle Loimun jäsenrekisterissä. Siksi yhdistyksen tulee pitää näistä jäsenistä omaa rekisteriä.
Jäsenen erotessa Loimusta, emme voi enää ylläpitää jäsenyystietoa Loimun jäsenrekisterissä ja siten, vaikka jäsenyys jäsenyhdistyksessä jatkuisi, ei jäsen enää valitettavasti näy yhdistykselle OmaLoimun jäsenlistauksessa.
Jäsenyyden päättyessä Loimussa, pyydämme jäsentä olemaan yhteydessä suoraan omaan jäsenyhdistykseensä, jotta yhdistyksen on mahdollista siirtää hänen tietonsa omaan rekisteriinsä. Tämän lisäksi toimitamme yhdistyksille muutaman kerran vuodessa listauksen henkilöistä, jotka ovat eronneet Loimusta ja joilla on ollut voimassa oleva jäsenyhdistysjäsenyys.
Osalla yhdistyksistä on säännöissään, että yhdistyksen jäsenen pitää kuulua myös Loimuun. Tällöin henkilön jäsenyyden päättyminen Loimussa tarkoittaa samalla yhdistysjäsenyyden päättymistä. Päätöksen jäsenen erottamisesta tekee kuitenkin aina yhdistyksen hallitus.
Jäsenyyden päättyessä Loimussa, tulee jäsenyhdistyksen itse ylläpitää tietoa yhdistyksen jäsenyydestä, sillä yhdistyslain mukaan yhdistyksellä tulee olla jäsenrekisteri, jossa on merkittynä vähintään jäsenen nimi ja kotipaikka.
Meillä on ollut yhdistyksellä oma rekisteri ja haluaisimme siirtää tiedot Loimun rekisteriin, mitä teemme?
Olkaa yhteydessä Loimuun järjestöpäällikkö Johanna Hristoviin (johanna.hristov (at) loimu.fi). Käydään tilanteenne läpi ja sovitaan, miten edetään.
Yhdistyksemme jäseniä ei löydy OmaLoimusta. Missä vika?
Saamme saa tiedon yhdistyksen jäsenistä ainoastaan suoraan jäseneltä tai yhdistykseltä. Jos yhdistyksenne tiedoista puuttuu jäseniä, puuttuvat jäsenet voi ilmoittaa Loimuun Eila Ruonalalle (eila.ruonala@loimu.fi).
Jos ette ole varmoja, ketkä jäsenistänne kuuluu Loimuun, voitte silti toimittaa listan Eilalle. Hän tarkistaa jäsenyydet ja tarvittaessa lisää jäsenelle tiedot yhdistysjäsenyydestä.
Osalla yhdistyksistä jäsenten puuttumista jäsenlistasta selittää ennen Loimun toimineen LALin aikainen jaostotoiminta. LALissa jäsenet liitettiin liiton kerhomaisiin jaostoihin automaattisesti, esim. asuinpaikan tai työpaikan perusteella. Loimu fuusion aikaan jaostoista luovuttiin ja halukkaat jaostot perustivat toimintaansa varten rekisteröidyn yhdistyksen. Kun jaosto rekisteröityi yhdistykseksi, ei vanhoja jäseniä voitu yhdistyslain rajoitusten vuoksi automaattisesti siirtää yhdistyksen jäseniksi, vaan jäsenten tuli itse liittyä uuteen yhdistykseen. Tästä syystä osalla fuusion yhteydessä perustetuista yhdistyksistä on huomattavasti aiempaa vähemmän jäseniä, sillä jaoston vanhoista jäsenistä kaikki eivät ole liittyneet uuteen perustettuun yhdistykseen.