Työ- ja virkavapaa

Oikeus pakolliseen työ- tai virkavapaaseen perustuu joko lakiin tai virka- tai työehtosopimukseen. Yleisimpiä pakollisia virkavapaita ovat sairausloma, raskausvapaa, vanhempainvapaa sekä hoitovapaat. Myös opintovapaa on paljon käytetty vapaa, joka työnantajan on myönnettävä säädettyjen edellytysten täyttyessä. Pakollinen virkavapaa voi olla palkatonta tai palkallista riippuen siitä, mitä on laissa säädetty, tai virka- tai työehtosopimuksessa sovittu.

Jos oikeudesta vapaaseen ei ole säädetty, määrätty tai sovittu, on sen myöntäminen harkinnanvaraista. Yleisimpiä harkinnanvaraisia virkavapaita ovat työ – tai virkavapaa toisen viran tai tehtävän hoitamista varten, yksityisasioita varten myönnetty vapaa (kokonaan tai osittain), vuorotteluvapaa ja osittainen virkavapaa osa-aikaeläkkeen saamista varten. Oikeus vuorotteluvapaaseen on poistumassa ja lakimuutoksen toteutuessa viimeisten vuorotteluvapaiden tulisi alkaa 31.7.2024 mennessä.

Harkinnanvaraisten  työ- ja virkavapaiden kohdalla työnantajan oikeutta päättää vapaan myöntämisestä tai epäämisestä rajoittavat vain tasapuolisen kohtelun vaatimus ja syrjintäkiellot. Jos vaikka työnantajalla on muodostunut vakiintunut käytäntö harkinnanvaraisten vapaiden myöntämisen osalta, on sitä noudatettava kussakin yksittäisessä tapauksessa, ellei ole perusteltua ja hyväksyttävää syytä toimia toisin.

Harkinnanvaraisen työ- tai virkavapaan palkkaus on myös työnantajan harkinnassa ja se voi olla palkallista, osittain palkallista tai kokonaan palkatonta.

Mitään harkinnanvaraistenkaan em. vapaiden enimmäiskestoa tai -määrää koskevia säännöksiä taikka virka- tai työehtosopimusmääräyksiä ei ole. Siten  voi työnantaja voi itse päättää siitä, kuinka pitkiä virkavapaita enimmillään myöntää.

Yleensä vapaata on haettava kirjallisesti ja vaikka joissakin tapauksissa virkavapaata voidaan myöntää suullisenkin hakemuksen perusteella, ei se ole kuitenkaan suositeltavaa. Niin työnantajan kuin vapaan hakijankin oikeusturvan kannalta kirjallinen hakemus ja vapaan myöntöpäätös on turvallisin vaihtoehto. Jos myöhemmin tulee epäselvyyttä siitä, miten taikka mihin tarkoitukseen virkavapaata on haettu ja myönnetty, on asia varsin vaikea selvittää, ellei hakemusta ja päätöstä ole tehty kirjallisesti.

Vapaata ei voi myöntää hakemuksen vastaisesti. Oli sitten kyse pakollisesta tai harkinnanvaraisesta virkavapaasta, on työnantaja sidottu vapaahakemukseen. Vaikka työ- tai virkavapaata olisi haettu virheellisesti tai jos työnantaja ei halua myöntää sitä haetulla tavalla, on hakemus joko hylättävä tai annettava hakijalle tilaisuus muuttaa hakemusta.  Jos taas pakollista vapaata haetaan lain taikka virka- tai työehtosopimuksen mukaan, on se myönnettävä täsmälleen haetulla tavalla, vaikka se ei tietyssä yksittäisessä tilanteessa olisikaan työnantajan kannalta tarkoituksenmukaista.

Vapaa on lähtökohtaisesti käytettävä siihen tarkoitukseen mihin se on haettu ja myönnetty. Esimerkiksi hoitovapaa on käytettävä lasten hoitamiseen, ei toisen työn tekemiseen. Työnantajalla voi olla oikeus jopa keskeyttää tai peruuttaa myönnetty työ- tai virkavapaa, jos käy ilmi, että sitä käytetään muuhun tarkoitukseen kuin mihin se on myönnetty.

Kun työ- tai virkavapaa on myönnetty, ei hakija voi peruuttaa sitä yksipuolisesti, ellei niin ole säädetty, määrätty tai sovittu. Tämä on perusteltua siksi, että työnantaja voi järjestää työt virkavapaan ajaksi ja että mahdollisen sijaisen asemakin on kohtuulliseesti turvattu.