Mikä työnteossa muuttuu?

Koronapandemia toi äkillisen muutoksen työtapoihin. Uusia trendejä korona ei synnyttänyt, mutta kiihdytti olemassa olevia, kuten etätyön osalta on nähty.

Tampereen yliopiston Työelämän tutkimuskeskuksen tutkijatohtori Paul Jonker-Hoffrén tietää, että Suomi oli varautunut paremmin muutokseen kuin esimerkiksi hänen kotimaansa Hollanti. Työyhteisön dynamiikan muuttuminen on haastanut suomalaisia huomattavasti enemmän kuin uuden teknologian omaksuminen.

– Suomalaiset saavat olla todella tyytyväisiä saavutuksiinsa viime vuonna. Uusi etätyöteknologia omaksuttiin nopeasti. Muutoksessa on ollut paljon hyvää, mutta on siinä haasteitakin, Jonker-Hoffrén pohtii.

Yhtenä haasteena on eriarvoisuuden lisääntyminen. Etätyöläisten tyytyväisyys on tullut vahvasti esille. Silti puolet suomalaista työskentelee edelleen työpaikoillaan.

– Etätyö on kaksipiippuinen juttu. Useimmat työntekijät nauttivat siitä, että saavat työskennellä aikaisempaa itsenäisemmin, osalle sosiaalisten kontaktien puute on rasite. Etätyön haasteet syntyvät työpaikan yhteisöllisyydestä. Työ on aina myös sosiaalinen tila eikä yhteisöllisyyttä kovin hyvin synny sähköisissä kanavissa.

Sosiaalisen pääoman ruokkimiseen on etätyön lisääntyessä keksittävä keinot, sillä se on yksi työyhteisön menestystekijöistä. Sosiaalinen pääoma muodostuu sisäisistä ja ulkoisista verkostoista sekä työpaikan ilmapiiristä ja asenteista.

Etätyö asettaa johtajille uudenlaisia vaatimuksia, kun rutiineja pitää luoda uudelleen.

Jonker-Hoffrén ei pysty vielä ottamaan kantaa siihen, lisääntyykö vai väheneekö työn tuottavuus etätöiden myötä. 

– Työn tekeminen tehostuu esimerkiksi turhien kokousten karsimisen kautta. Jääkö toisaalta osa innovaatioista syntymättä, kun ihmiset eivät kohtaa toisiaan eivätkä voi jalostaa ja tsempata toisten ideoita, Jonker-Hoffrén kysyy.

Monia työpaikan toimintatapoja joudutaan pohtimaan uudelleen. On esimerkiksi sovittava, kuinka työterveyshuolto järjestetään monipaikkaisessa työympäristössä.

– On todennäköistä, että yksilöllisistä etätyösopimuksista luovutaan ja kaikille työntekijöille tulevat yhtäläiset mahdollisuudet etätöihin.

Jonker-Hoffrénin mukaan on vaarana, että työnantaja alkaa käyttää etätöitä valtakeinona. Työpisteiden määrää saatetaan karsia, jolloin osa työntekijöistä on pakotettu etätyöhön. Jo viime vuonna oli nähtävissä, että yritykset siirtävät toimitilojaan lähemmäs keskustaa ja tavoittelevat samalla säästöjä konttoritiloja supistamalla.

Matkustaminen vähenee pysyvästi

Työhön liittyvä matkustaminen loppui viime vuonna lähes kokonaan. Tämä muutos jää asiantuntijoiden mukaan pysyväksi.

– On huomattu, että asioiden hoitaminen yhteistyökumppaneiden kanssa ei välttämättä edellytä matkustamista. Monien paljon matkustaneiden työntekijöiden hyvinvointi paranee ja yrityksen kulut alenevat. Harvoin matkustavat saattavat kokea uuden linjan työsuhde-etujen heikentymisenä, Jonker-Hoffrén sanoo.

Tutkija ei ole havainnut, että työmatkustamisen vähentämistä perusteltaisiin erityisesti ympäristönäkökohdilla.

Esimiehet kovilla

Etätyöt ovat aiheuttaneet suurimman muutoksen esimiesten toimintaan. Uuden teknologian opiskelun lisäksi esimiesten on pitänyt tarjota työntekijöille aikaisempaa enemmän tukea päivittäiseen työskentelyyn.

Työterveyslaitoksen keväällä tekemässä työhyvinvointitutkimuksessa työntekijöiden hyvinvointi oli lievästi parantunut, mutta lähijohdon ja johtajien työuupumus hieman lisääntynyt.

Työterveyslaitoksen erikoistutkijan Janne Kaltiaisen mielestä työpaikoilla tulisikin huolehtia erityisesti esimiesten jaksamisesta.

Johtamisen perusperiaatteet eivät ole muuttuneet etätyön myötä.

– Etätyö asettaa johtajille uudenlaisia vaatimuksia, sillä töiden järjestelemiseen, tiedonkulkuun ja yhteydenpitoon liittyviä rutiineja pitää luoda uudelleen. Esimiesten pitää varmistaa, että kaikkien työ säilyy mielekkäänä ja prosessit sujuvat, Kaltiainen sanoo.

LUT-yliopiston esimiesviestinnän ja Maanpuolustuskorkeakoulun suorituksen johtamisen ja työyhteisön konfliktinhallinnan dosentti Pia Lappalainen tunnistaa hyvin esimiesten kasvaneen työtaakan ja henkisen paineen.

Esimiehet ovat kantaneet paljon huolta alaisistaan ja heidän pärjäämisestään. Työpäivät ovat venyneet pitkiksi ja huolenpito itsestä jäänyt vähemmälle. Toivon, että esimiehet huolehtisivat siitä, ettei heidän omat eivätkä alaistenkaan työt läikkyisi liiaksi vapaa-ajalle. Hyvää esimerkkiä voi näyttää vaikkapa siten, ettei lähetä sähköposteja iltakuuden jälkeen, Lappalainen ehdottaa.

Luottamusta vai kyttäystä?

Johtamisen perusperiaatteet eivät ole muuttuneet etätyön myötä. Lappalainen korostaa kuuntelemisen tärkeyttä.

– Teams-palavereita ei kannata täyttää pelkällä asialla, vaan jättää aikaa vapaaseen keskusteluun. Digitaaliset kahvitauot ovat myös tärkeitä työyhteisöä yhdessä pitäviä hetkiä.

Itsemääräämisen kokemus parantaa useimpien työntekijöiden työtyytyväisyyttä. Itsenäinen työskentely edellyttää kuitenkin luottamusta puolin ja toisin. 

– Nykytilanteessa luottamuksen rooli korostuu. Luottamusta luodaan kyselemällä ja kuuntelemalla. Kehityskeskustelujen merkitys ei ole kadonnut vaan pikemminkin korostunut. Vuorovaikutusta ei saa jättää teknologian jalkoihin. Puhelimella pirauttaminen voi olla paras keino kysyä alaisen kuulumisia, Lappalainen vinkkaa.

Esimiehen on muistettava antaa palautetta töistä. Toimistoympäristössä palautetta annetaan usein luonnostaan, mutta etätyössä siihen on varattava aikaa.

Etätyön johtamisessa korostuu luottamuksen ja kontrolloinnin välinen jännite. 

– Nyt pitää löytää balanssi sen välille, että luotetaan työntekijöihin, annetaan heille tilaa, vapauksia ja vastuuta, ja toisaalta seurataan ja ohjeistetaan. Turha mikromanageeraus murentaa luottamusta. Sellaisesta olisikin päästävä eroon, vaikka on myös niitä työntekijöitä, jotka arvostavat ja tarvitsevat tarkkaa ohjeistusta, Lappalainen kuvailee.

Sähköiset viestintäkanavat voivat aiheuttaa harmillisia väärinymmärryksiä esimiehen ja työntekijän välillä. Esimies saattaa haluta osoittaa välittämistä, mutta työntekijä kokee toiminnan kyttäämisenä.

Toimistoympäristössä palautetta annetaan usein luonnostaan, mutta etätyössä siihen on varattava aikaa.

– Asian tekee hankalaksi se, että alaiset kokevat saman toiminnan eri tavoin. Yksi kokee esimiehen esittämän ajatuksen yhteisestä viikkokahvihetkestä yhteishengen kohottajana, toinen keinona kontrolloida työntekijän tekemisiä.

Lappalainen painottaa, että etäjohtamisessa esimiesten olisi hyödyllistä tietää työntekijän taustoista enemmän kuin toimistoympäristössä.

– Esimiestyötä helpottaa, jos tietää työntekijän perhetilanteen ja muutkin arkipäivää rytmittävät asiat. Työnantajalla on lupa odottaa, että työsuoritukseen vaikuttavista asioista kerrotaan. Esimiehiä haastavat erityisesti ne työntekijät, jotka haluavat säilyttää tiukasti yksityisyytensä, eivätkä esimerkiksi pidä kameraa kokouksissa päällä.

Lappalainen uskoo empatian ja myötäelämisen tulleen työelämään jäädäkseen.

– Meillä on nyt lupa osoittaa välittämistä paljon aikaisempaa enemmän. En usko, että se on vain retoriikkaa, vaan aitoa huolta ja välittämistä kanssaihmistä, Lappalainen näkee.

Lopuksi hän muistuttaa, että lähiesimiestyö on useimmiten tärkein työntekijän nykyisessä työpaikassaan pitävä tekijä. Kun lähiesimiestyö on hyvää, ei työpaikan vaihto tule ensimmäiseksi mieleen.