Miten voi siirtää hiljaista tietoa?

Hiljainen tieto on sanatonta ja määrittelemätöntä tietoa, joka kertyy kokemusten kautta. Se sisältää henkilökohtaisia käsityksiä, näkemyksiä, aavistuksia ja intuitioita. Se näkyy toiminnassa käytänteinä, tapoina ja rutiineina, jotka helpottavat työn tekemistä. Hiljainen tieto voi sisältää myös taitoja.  

Luonnonvarakeskus Lukessa havahduttiin kuusi vuotta sitten siihen, että monet työntekijät lähestyivät eläkeikää. Heidän mukanaan lähtevä hiljainen tieto haluttiin saada talteen. 

HR:n johtavan asiantuntijan Mari Työrannan mukaan työnantajan vastuulla on mahdollistaa tiedon siirto työntekijältä toiselle luomalla sitä varten rakenteet ja antamalla siihen aikaa, tukea ja menetelmiä. 

Kokeneet konkarit eivät aina edes itse tiedä, miten paljon he osaavat ja tietävät. Siksi HR tukee osaamisen jaksamista tarjoamalla työkaluja osaamisen tunnistamiseen ja näkyväksi tekemiseen. Esimerkiksi osaamisen mallintamista tuetaan tarjoamalla haastattelurunkoja asiantuntijoiden käyttöön. 

– Työntekijät eivät ole yksityisyrittäjiä, myös heidän vastuullaan on siirtää työssä hankkimaansa kokemusta muille. Luke on tutkimus- ja asiantuntijaorganisaatio, jossa tehdään tutkimusta yhteiskunnan hyväksi. 

Ensimmäinen projekti epäonnistui 

Luken HR-puoli alkoi suunnitella Osaamisen siirto -hanketta ja etsi avukseen ulkopuolisen yhteistyökumppanin. Ensimmäiseen ohjelma, johon osallistui noin viisikymmentä henkeä, meni penkin alle. Yhteistyökumppaniksi valittu taho lähestyi tiedon siirtoa liian abstraktisti ja teoreettisesti. Luken käytännönläheiset työntekijät eivät tienneet, mitä heidän pitäisi kaikella kouluttajien luennoimalla teoriatiedolla tehdä. 

Epäonnistuneesta kokeilusta opittiin paljon. Sittemmin Lukessa on ollut kolme koordinoitua Osaamisen siirto -ryhmää ja lukuisia pienempiä piirejä. Lukella on myös oma mentoripankki. 

Tietotaidon siirtäminen vaatii sitoutumista ja siihen kuluu paljon aikaa.

Osaamisen siirto tarkoittaa henkilöltä toiselle tapahtuvaa osaamisen jakamista. Se sisältää ammattitaidon lisäksi organisaatioon liittyvän osaamisen ja verkostot. Yksi henkilö voi jakaa tietoa useammalle henkilölle kerrallaan tutkimusalasta ja tarpeista riippuen. Sopivat työntekijät löytyvät useimmiten esihenkilöiden kautta. 

Hiljaisen tiedon jakaminen alkaa osaamisen kartoittamisella. Tiedon siirtäjä tekee esimerkiksi miellekartta -tyyppisen kuvan osaamisestaan, urastaan ja verkostoistaan. 

– Kun ajatuskartta on valmis HR-puolen ihmiset haastattelevat työntekijää. Kiinnitämme huomiota sellaiseen osaamiseen, jota ei koulunpenkillä voi oppia. 

Kaikki voittavat 

Toisen Luken HR:n johtavan asiantuntijan, Noora Salmiston, mukaan hiljaisen tiedon siirtäminen on organisaation toiminnan ja tavoitteiden saavuttamisen kannalta tärkeää. Se on jatkuvuuden turvaamisen kannalta olennaista.

Luonnonvarakeskuksen kaltaisessa tutkimuslaitoksessa julkilausuttu tieto konkretisoituu esimerkiksi artikkeleissa. Lisäksi jokaiseen työhön liittyy paljon kokemuksen myötä kertyvää hiljaista tietoa, jonka jakaminen kollegoiden kesken ei ole itsestään selvää. 

– Hiljaisen tiedon jakamista ei yleensä tehdä suunnitelmallisesti, jollei sen merkitystä tiedosteta, eikä siihen varata erikseen aikaa. Opimme toki huomaamattamme toisiltamme koko ajan, mutta paljon tietoa lähtee eläkkeelle lähtijän tai työantajalta toiselle siirtyjän mukana. Siksi osaamista tulisi jakaa suunnitellusti koko työuran ajan, Salmisto sanoo.  

Viimeistään urakaaren loppupäässä on hyvä pysähtyä sen äärellä, mitä osaa ja mitä haluaa seuraajilleen jakaa. Työnantajan tehtävä on varmistaa, että myös organisaation ja strategian kannalta olennaista tietoa siirtyy konkareilta nuoremmille. 

– Mentorointiohjelmissa tiedon jakaminen tapahtuu aktorin tarpeista käsin, työpaikalla tapahtuva osaamisen siirto puolestaan tapahtuu organisaation strategia ja tarpeet edellä. Molemmissa malleissa oppimista tapahtuu molempiin suuntiin. Myös tiedon jakajat oppivat uutta. Kaikki voittavat, Salmisto sanoo. 

Aikaa vievä prosessi 

Hiljaista tietoa siirtyy pysähtymällä, vuorovaikuttamalla ja kyselemällä. Kyse on osaamisen jakamisesta. Hiljaisen tiedon jakaminen on erilaista kuin eksplisiittisen tiedon jakaminen. 

Osaaminen ei siirry hetkessä. Tietotaitoa ei voi kaataa toiselle. Se vaatii sitoutumista ja siihen kuluu paljon aikaa. 

– Hiljaisen tiedon onnistunut siirto edellyttää rauhoittumista asian äärelle, Mari Työranta sanoo. 

Välillä arkiset työtehtävät ajavat prioriteettilistan kärkeen, eikä tiedon jakamiseen tunnu löytyvän aikaa. Onkin tärkeä varata aika kalenteriin ja pitää sovitusta kiinni. Eräs tietoa jakanut konkari totesi, että kun tiedon siirtoon on oma hanke, siihen voi käyttää työaikaa. 

Luonnonvarakeskuksessa tietoa on siirretty sekä strukturoitujen ohjelmien, HR:n tukemien pienryhmien että mentoroinnin kautta. Tiedon jakajat ovat yllättyneet itsekin siitä, miten paljon heillä on osaamista. 

Hiljaista tietoa voi siirtää tekemällä työtä yhdessä, analysoimalla työn vaiheita, reflektoimalla ja keskustelemalla. Esimerkiksi kokeelliseen tutkimukseen ja kenttätyöhön liittyy paljon hiljaista tietoa, jota oppii vain mallintamalla. Myös tietokoneen äärellä, vaikka hankehakemusta tehdessä, tapahtuu asioita, joista ei välttämättä opi kuin seuraamalla konkarin työskentelyä ja tekemällä kysymyksiä. Sen jälkeen on mahdollista soveltaa tietoa omassa työssä sekä kirjoittaa mahdollisuuksien mukaan ohjeita tai toimintamalleja.  

Jakaminen on arvokas kokemus. Konkareille on tärkeä saada jakaa kokemusten kautta kertynyttä tietoa ja varmistaa, että heidän työnsä jatkuu. 

Oman osaamisen kehittyminen ja ammatillinen kasvu vaikuttavat työhyvinvointiin. Työntekijä saa varmuutta tekemiseen ja osaamiseensa, mikä lisää kyvykkyyden tunnetta. Heille kertyy arvokasta verkostoa ja tietoa siitä, mistä voi kysyä neuvoa sitä tarvitessaan. 

Jatkossa Lukessa pyritään strukturoitujen ohjelmien sijaan juurruttamaan osaamisen jakaminen normaaliksi tavaksi tehdä työtä. Työntekijät toivovat ohjeita, vinkkejä ja malleja tähän jatkossakin.